第2章 入退室・利用ログの管理
このページでは、お客様の入退室状況の確認・利用ログの確認と修正に関する操作をまとめています。
📍 メニューの場所
| 操作 | メニュー |
|---|---|
| 利用ログの一覧 | [利用ログ管理] → [オフィス利用ログ一覧] |
| 課金対象ログの一覧 | [利用ログ管理] → [課金対象 オフィス利用ログ一覧] |
| 手動打刻の登録 | [会社管理] → 契約社（画面表示：会社）を表示 → 利用者を表示 → [オフィス利用ログ新規登録] |
📋 目次
2.1 📖 入退室の仕組み（2つの入室方法）
利用者（お客様）がオフィスに入退室する方法は、大きく分けて 2種類 あります。どちらになるかは、その拠点に設置されている電子錠の種類によって決まります。
🚪 2つの入室方法
| 方法 | 何を使うか | 入室のしかた |
|---|---|---|
| ① 電子錠（ICカード） | 交通系などのFelicaカード | カードリーダー（PitTouch）にICカードをかざして入退室します |
| ② スマートロック（QRコード解錠） | スマートフォン | odoranaシステムが発行した解錠用QRコードをスマートフォンで読み取り、利用者のパスワードで会員認証することで、スマートロック（SESAME・SwitchBot）を解錠します |
📍 基本の流れ
入室（ICカードをかざす／QRコードで解錠） → オフィスを利用 → 退室🔑 おぼえておきたい言葉
| 用語 | 意味 |
|---|---|
| 打刻（だこく） | ICカードやQRコードをかざすこと |
| 利用記録 | 入室から退室までの1回の利用のこと |
| 強制終了 | 退室打刻がないまま日付が変わり、システムが自動的に23:59:59で退室処理すること |
⏱️ 15分インターバルについて
退室してから 15分以内 に再入室された場合、退室はなかったものとして扱われ、利用が継続中として計算されます。
これは、トイレや自動販売機、会議室など、入口の外にある設備をご利用いただく際に、その都度利用が途切れてしまわないようにするための仕組みです。
反対に、退室から 15分以上 経ってから再入室された場合は、別の利用として記録されます。
💴 料金計算のルール
オフィス利用料金の計算方法には、大きく分けて 2つのパターン があります。お使いの加盟店がどちらで運用しているかは、ご契約内容によって決まります。多くの加盟店では、パターン1（従来の時間課金） をお使いです。
パターン1: 従来の時間課金（計測単位30分固定）
「1時間あたりの料金」を設定し、利用時間を 30分単位 で計算する方法です。
| ルール | 内容 |
|---|---|
| 合算 | 同じ日・同じ拠点のご利用は、すべて合算して計算されます |
| 計算単位 | 合算した利用時間を、30分単位で切り上げ て計算します |
| 最低料金 | 最低 1時間分 が課金されます（30分のご利用でも1時間分の料金となります） |
パターン2: 基準料金設定
課金の基準単位（何分ごとに課金するか）を 自由に設定 できる方法です。「15分ごと」「30分ごと」「60分ごと」など、加盟店・利用者ごとに設定できます。パターン1のような30分固定ではありません。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| 基準単位（分） | 課金の基準となる時間の刻みです（例：15分、30分、60分など自由に設定） |
| 単位料金（円） | 基準単位1つあたりの料金です |
| 1日あたりの最大料金（円） | 1日の課金の上限額です。この上限設定はパターン2でのみ使えます（長時間利用でも上限を超えて課金されません） |
💡 応用：ドロップインを「二段階料金」にする
パターン2の「基準単位」「単位料金」「1日あたりの最大料金」を組み合わせると、ドロップイン利用を 二段階の料金 にできます。
例：短時間は1,500円、長時間（1日利用）は3,000円にしたい場合
| 目安 | 料金 |
|---|---|
| 2時間まで | 1,500円 |
| 2時間を超える利用（以降、何時間使っても） | 3,000円 |
これを実現するには、次のように設定します。
| 設定項目 | 値 |
|---|---|
| 基準単位（分） | 120分（＝2時間） |
| 単位料金（円） | 1,500円 |
| 1日あたりの最大料金（円） | 3,000円 |
料金の動き：
- 2時間までの利用 → 1単位 ＝ 1,500円
- 2時間を超える利用 → 2単位以上（3,000円〜）だが、1日あたりの最大料金（3,000円）で頭打ち となるため、それ以降は何時間使っても 3,000円
2.2 🔍 入退室状況を確認する
お客様の入退室記録を確認する手順です。
操作手順
- [利用ログ管理] をクリックします。
- 必要に応じて、以下の条件で絞り込むことができます。
| 検索条件 | 説明 |
|---|---|
| 日付 | 確認したい日付を指定します |
| 会社名 | 契約社名で絞り込めます |
| 利用者名 | 利用者名で絞り込めます |
- [検索] ボタンをクリックします。
表示される情報
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 利用者名 | オフィスを利用した方のお名前 |
| 入室時刻 | オフィスに入室した時刻 |
| 退室時刻 | オフィスから退室した時刻 |
| 利用時間 | 入室から退室までの時間 |
| 利用料金 | 計算された利用料金 |
| 状態 | 利用中・利用済みなど |
2.3 📝 手動で打刻を登録する
機器の不具合などで打刻ができなかった場合、手動で利用ログを登録できます。
操作手順
- [会社管理] → [会社一覧] から対象の契約社を [表示] します。
- [利用者一覧] から対象の利用者を [表示] します。
- サイドメニューの [オフィス利用ログ新規登録] をクリックします。
- 以下の項目を入力してください。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 利用日 | オフィスを利用した日付 |
| 入室時刻 | 入室した時刻 |
| 退室時刻 | 退室した時刻 |
- [内容を確認する] ボタンをクリックします。
- [登録する] ボタンをクリックします。
2.4 ⚠️ 強制終了を処理する
お客様が退室時にICカードをかざし忘れた場合、システムが自動的に 23:59:59 に退室したものとして処理します。これを「強制終了」と呼びます。
確認と対応の手順
- 翌日以降に利用ログ一覧を確認してください。
- 退室時刻が「23:59:59」になっているログがあれば、強制終了の可能性があります。
- お客様に実際の退室時刻をご確認ください。
- 必要に応じて、利用ログを編集して正しい退室時刻に修正してください（2.6 利用ログを編集・削除する を参照）。
🏢 別の拠点に移動したときの自動終了
お客様が退室しないまま 別の拠点に入室 した場合も、前の拠点の利用は自動的に終了します。このときの退室時刻は、次の拠点に入室した時刻 になります（23:59:59ではありません）。
2.5 🔍 利用ログを確認する
利用ログの一覧を確認する手順です。
操作手順
- [利用ログ管理] → [オフィス利用ログ一覧] をクリックします。
- 必要に応じて条件を指定して [検索] します。
表示される情報
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 利用者名 | オフィスを利用した方 |
| 入室時刻 | 入室した日時 |
| 退室時刻 | 退室した日時 |
| 利用時間 | 利用した時間 |
| 状態 | 利用中・利用済みなど |
2.6 ✏️ 利用ログを編集・削除する
退室忘れなどで利用時間を修正したい場合に使います。
編集する
- [利用ログ管理] → [オフィス利用ログ一覧] をクリックします。
- 対象の利用ログの [編集] をクリックします。
- 入室時刻・退室時刻などを修正します。
- [内容を確認する] → [登録する] をクリックします。
🗑️ 1件ずつ削除する
- [利用ログ管理] → [オフィス利用ログ一覧] をクリックします。
- 対象の利用ログの [削除] をクリックします。
- 確認画面で [削除する] をクリックします。
🗑️ まとめて削除する
- [利用ログ管理] → [オフィス利用ログ一覧] をクリックします。
- 削除したいログのチェックボックスにチェックを入れます。
- [チェックを付けた利用ログを一括削除] ボタンをクリックします。
2.7 💰 課金対象ログを絞り込む
課金の対象になっている利用ログだけを確認できます。
操作手順
- [利用ログ管理] → [課金対象 オフィス利用ログ一覧] をクリックします。
- 課金対象の利用ログ一覧が表示されます。
❓ よくある質問
Q: お客様が「入室できない」と言っています。
A: 以下をご確認ください。
- ICカードがシステムに登録されているか（利用者情報の「ICカードID」欄を確認）
- お客様のアカウントが有効か（利用停止になっていないか）
- 電子錠の電池が切れていないか
Q: 利用ログに表示される料金が間違っているようです。
A: 利用料金は、お客様のプランに設定された料金単価と利用時間から自動計算されます。料金の設定を確認したい場合は、管理者にご連絡ください。
Q: 課金対象のログと通常のログの違いは？
A: 課金対象のログは、お客様への請求に反映されるログです。通常のログから自動的に作成されます。
🔗 関連ページ
- 👥 契約社・利用者の管理 — ICカードIDの設定など
- 💰 課金ログの入力 — 課金ログの入力方法
- 🔐 電子錠の設定 — 電子錠の設定方法
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