入退室と利用記録のしくみ

odoranaシステムにおける、入退室の記録方法と利用時間の計算ルールをまとめた資料です。

対象読者: 加盟店の受付スタッフ様

目次

1. 入退室の基本
2. 利用時間の記録ルール
3. 日またぎ利用について
4. よくある問い合わせと対応
5. トラブル時の対応

1. 入退室の基本

入室の方法

利用者さまがオフィスに入室する方法は以下のとおりです。

入室できるのは登録済みの利用者のみです。ゲスト（未登録の方）は入室できません。

退室の方法

入退室から利用記録ができるまで

利用者が入室（カードタッチ or スマートロック解錠）
    ↓
システムが入室を記録
    ↓
利用者が退室（カードタッチ or スマートロック施錠）
    ↓
システムが退室を記録
    ↓
入室〜退室をペアにして「利用記録」が作成される
    ↓
利用記録に基づいて課金額が計算される

利用記録は30分ごとに自動で作成されます。入退室直後には反映されていないことがありますが、しばらくお待ちいただければ反映されます。

2. 利用時間の記録ルール

2-1. 退室を忘れた場合（自動終了）

利用者さまが退室の打刻を忘れた場合、その日の23:59:59で自動的に退室扱いになります。

例：退室忘れの場合

14:00  入室
  ↓（退室打刻なし）
23:59  ← システムが自動で退室処理

→ 利用時間は「14:00〜23:59」として記録されます

ポイント:

• 退室忘れでも、入室〜23:59:59の利用として自動で記録されます
• この自動処理は毎日0:00過ぎに実行されます
• 利用者さまへは「退室の打刻をお忘れなく」とお伝えください

2-2. 連続利用の通算ルール（15分ルール）

利用者さまが一度退室し、15分以内に再入室した場合は、連続した1回の利用として通算されます。

例1：15分以内に再入室した場合 → 通算される

10:00  入室
12:00  退室
12:10  入室（10分後）
14:00  退室

→ 利用時間：10:00〜14:00 の1件として記録（通算4時間）

例2：15分以上あけて再入室した場合 → 別の利用になる

10:00  入室
12:00  退室
12:30  入室（30分後）
14:00  退室

→ 利用時間：
  ・1件目：10:00〜12:00（2時間）
  ・2件目：12:30〜14:00（1時間30分）

ポイント:

• 「ちょっとコンビニに行って戻ってきた」場合、15分以内なら通算されます
• 15分という基準はシステムで決まっており、変更できません
• 利用者さまから「なぜ通算されている/いないのか」と聞かれた場合は、この15分ルールをご説明ください

3. 日またぎ利用について

3-1. 日またぎ利用とは

深夜0時をまたいでオフィスを利用することを「日またぎ利用」と呼びます。

例：日またぎ利用

2/8（土）20:00  入室
        ↓（利用中）
        ↓（日付が変わる）
        ↓
2/9（日）02:00  退室

3-2. 日またぎ利用の記録のしくみ

日またぎ利用の場合、利用記録は日付ごとに分割されます。

2/8（土）20:00  入室
        ↓
2/8（土）23:59  ← システムが2/8分の記録を自動で締め
2/9（日）00:00  ← システムが2/9分の入室記録を自動で作成
        ↓
2/9（日）02:00  退室

→ 利用記録は2件に分かれます
  ・2/8分：20:00〜23:59（3時間59分）
  ・2/9分：00:00〜02:00（2時間）← 自動で作成される

ポイント:

• 利用者さまは普通に入室・退室するだけでOKです
• 日付が変わるタイミングで何か操作する必要はありません
• 課金も日付ごとに計算されます

3-3. 利用履歴への反映タイミング

日またぎ利用の翌日分の記録は、退室した翌々日の朝6:00に利用履歴へ反映されます。

例：反映タイミング

2/8（土）夜    入室
2/9（日）深夜  退室
        ↓
2/9（日）中    ← この時点では2/9分の利用履歴にまだ反映されていない
2/10（月）朝6:00  ← この時点で2/9分の利用履歴に反映される ★

ポイント:

• 反映までに最大約2日かかります
• 利用者さまから「昨日の深夜利用分が履歴にない」と問い合わせがあった場合、「翌々日の朝6:00以降に反映されます」とご案内ください
• 反映前に利用履歴を確認しても「記録がない」状態は正常です

3-4. 日またぎ利用のケース別一覧

3-5. 日またぎ利用の課金について

課金は日付ごとに別々に計算されます。

例：時間料金 1,000円/時間（30分500円）の場合

2/8分 20:00〜23:59 → 30分×8ブロック = 4,000円
2/9分 00:00〜02:00 → 30分×4ブロック = 2,000円

→ 合計 6,000円

4. よくある問い合わせと対応

Q1. 「退室したのに利用履歴に反映されていない」

確認ポイント:

• 退室から30分以上経過していますか？（利用記録は30分ごとに作成されます）
• 日またぎ利用ではありませんか？（翌々日朝6:00に反映されます）

ご案内例: 「利用記録は30分ごとに自動で作成されますので、少々お待ちください。日付をまたいでのご利用の場合は、翌々日の朝6:00以降に反映されます。」

Q2. 「退室を忘れて、利用時間が長くなっている」

確認ポイント:

• 利用記録の退室時刻が「23:59:59」になっていますか？

ご案内例: 「退室の打刻がなかった場合、システムが自動的に23:59:59で退室処理を行います。実際のご利用時間と異なる場合は、受付にてお申し出ください。」

対応が必要な場合は、管理画面から課金ログを手動で修正できます。

Q3. 「短い休憩を挟んだだけなのに、2回分の利用になっている」

確認ポイント:

• 退室から再入室までが15分以上ありませんでしたか？

ご案内例: 「退室から15分以上経過してから再入室された場合は、別の利用として記録されます。15分以内であれば連続利用として通算されます。」

Q4. 「昨日の深夜に退室したが、その分の履歴がない」

確認ポイント:

• 日付をまたいでの利用ではありませんか？

ご案内例: 「日付をまたいでご利用された場合、翌日分の利用履歴は翌々日の朝6:00以降に反映されます。恐れ入りますが、しばらくお待ちください。」

5. トラブル時の対応

打刻がうまくいかなかった場合

ICカードの読み取りエラーなどで打刻ができなかった場合：

1. 利用者さまから入室・退室の時刻をお聞きする
2. 管理画面から「課金ログ手動作成」で利用記録を登録する

2日以上の連続利用があった場合

2日以上にわたって退室せずに利用し続けた場合は、自動補正の対象外です。

対応: 運営本部へご連絡ください。

システム障害時

システムが停止している場合：

1. 物理キーまたはスマートロックのオフラインモードで入退室対応
2. 入退室時刻を紙やメモで記録しておく
3. システム復旧後、管理画面から手動で利用記録を登録する

処理タイミングまとめ

利用記録に関する自動処理のタイミング一覧です。

ご不明な点がございましたら、運営本部までお問い合わせください。