第5章 郵便物の管理

このページでは、お客様宛に届いた郵便物の登録・通知・転送・受け渡しに関する操作をまとめています。

📍 メニューの場所

操作メニュー
バーコード（QRコード）の生成[郵便物管理] → [バーコード生成]
郵便物の登録[郵便物管理] → [郵便物登録]
郵便物一覧の確認[郵便物管理] → [郵便物一覧]
転送リクエストの確認[郵便物管理] → [転送リクエスト一覧]
窓口での受け渡し[郵便物管理] → [窓口受付処理]
その他の処理[郵便物管理] → [その他処理]

📋 目次

5.1 🔄 郵便物管理の全体の流れ

お客様宛の郵便物が届いてから、お渡しするまでの流れです。

📦 事前準備

お客様ごとのQRコード（バーコード）を印刷して、ファイルにまとめておきます。

📬 郵便物が届いてからの流れ

① QRコードで郵便物を登録する
      ↓
② お客様に到着メールを送る
      ↓
③ お客様がマイページで確認・転送を依頼
      ↓
④-A 転送する  or  ④-B 窓口でお渡しする
      ↓
⑤ システムで処理完了の操作をする
💡ポイント: お客様はマイページから届いた郵便物を写真で確認できます。転送を希望される場合は、マイページから転送リクエストを出していただけます。

5.2 🏷️ バーコードを発行する

郵便物の登録をスムーズに行うため、各契約社（画面表示：会社）のQRコード（バーコード）を事前に印刷しておきます。

操作手順

  1. メニューから [郵便物管理] → [バーコード生成] をクリックします。
  2. 契約社の一覧が表示されます。
💡ポイント: 拠点名や契約社名で絞り込み検索もできます。
  1. 対象の契約社の [バーコード表示] ボタンをクリックします。
  2. QRコードが表示されます。印刷してください。
  3. すべてのお客様分を印刷して、ファイリングしておきます。
⚠ご注意: 新しいお客様が登録されたら、忘れずにQRコードも印刷してファイルに追加してください。

5.3 📸 届いた郵便物を登録する（QRコード読み取り）

お客様宛の郵便物が届いたら、以下の手順でシステムに登録します。

🛠 準備するもの

必要なもの備考
Webカメラパソコンにカメラが内蔵されている場合は不要です
QRコードファイル5.2 で印刷したものです

操作手順

  1. [郵便物管理] → [郵便物登録] をクリックします。
  2. ファイリングしてあるQRコードの中から、宛先の契約社のQRコードを開いてください。
  3. QRコードをWebカメラの前にかざします。
  4. [バーコードを撮影] ボタンをクリックします。
✅画面右側にお客様（契約社）の情報が表示されます。
⚠ご注意: 表示された契約社名が正しいことを必ず確認してください。別の契約社に登録してしまうと、取り消しに手間がかかります。
  1. 実際の郵便物をWebカメラの前に置きます。
  2. [郵便物を撮影] ボタンをクリックします。
💡ポイント: 複数回クリックすると、複数枚の写真を撮影できます。宛名面や破損箇所なども撮っておくと安心です。
  1. 補足の画像がある場合は、 [補足画像を撮影] ボタンで追加撮影してください。
  2. [登録] ボタンをクリックします。
✅これで郵便物の登録は完了です。

5.4 🔍 郵便物一覧を確認する

登録済みで、まだお客様にお渡ししていない（未処理の）郵便物を確認できます。

操作手順

  1. [郵便物管理] → [郵便物一覧] をクリックします。
  2. まだ処理が完了していない郵便物の一覧が表示されます。
💡ポイント: 一覧画面では、登録した郵便物の写真やお客様の情報を確認できます。

5.5 ✉️ 到着通知メールを送る

郵便物が届いたことをお客様にメールでお知らせします。

操作手順

  1. [郵便物管理] → [郵便物一覧] をクリックします。
  2. メールを送りたい郵便物のチェックボックスにチェックを入れます。
⚠ご注意: 送信先のメールアドレスが正しいことを必ず確認してから送信してください。
  1. [郵便物到着のメールを送る] ボタンをクリックします。
✅お客様に到着通知メールが送信されます。メールにはシステムに登録した写真も添付されます。

5.6 📦 郵便物を転送する

お客様が転送を希望された場合の手順です。お客様がマイページから転送リクエストを出すと、一覧に表示されます。

転送リクエストを確認する

  1. [郵便物管理] → [転送リクエスト一覧] をクリックします。
  2. 転送を希望されている郵便物の一覧が表示されます。

転送処理を完了する

  1. 実際に郵便物を梱包して発送してください。
  2. 発送が完了した郵便物のチェックボックスにチェックを入れます。
  3. [転送処理を実行] ボタンをクリックします。
✅お客様に転送完了のメールが自動送信されます。メールには以下の情報が記載されます。
メールに記載される情報
配送業者名
伝票番号
郵便物追跡URL

5.7 🤝 窓口で受け渡す

お客様が窓口に受け取りに来られた場合の手順です。

操作手順

  1. [郵便物管理] → [窓口受付処理] をクリックします。
  2. 窓口で受け渡し可能な郵便物の一覧が表示されます。
  3. お渡しした郵便物のチェックボックスにチェックを入れます。
  4. [窓口受け渡し処理を実行] ボタンをクリックします。
✅これで受け渡し処理は完了です。

5.8 🔀 特殊な郵便物の対応

通常の転送・窓口受け渡し以外の対応が必要なケースについて説明します。

📌 窓口受け渡しから転送に変更したいとき

お客様が「やっぱり転送してほしい」と希望された場合など。

  1. [郵便物管理] → [その他処理] をクリックします。
  2. 対象の郵便物を検索して探します。
  3. [転送リクエストへコピー] ボタンをクリックします。
  4. 通知欄に変更の理由を入力します。
  5. [スタッフ処理] ボタンをクリックします。
✅お客様に変更の通知メールが送信されます。
  1. その後は 5.6 郵便物を転送する の手順で転送処理を進めてください。

📌 返送・廃棄などの処理をしたいとき

転送・受け渡し以外の対応（返送や廃棄など）が必要な場合です。

  1. [郵便物管理] → [その他処理] をクリックします。
  2. 対象の郵便物を検索して探します。
  3. 通知欄に対応内容を入力します（例：「差出人に返送しました」「廃棄しました」など）。
  4. [スタッフ処理] ボタンをクリックします。
✅お客様に対応内容の通知メールが送信されます。
⚠ご注意: 廃棄する場合は、事前にお客様の了承を得てから処理してください。

❓ よくある質問

Q: QRコードがうまく読み取れません 😣

以下をご確認ください。

  • カメラのピントが合っているか
  • QRコードが汚れたり折れたりしていないか
  • 部屋が暗すぎないか

それでも読み取れない場合は、契約社一覧から手動で郵便物を登録することもできます。

Q: 間違った契約社に郵便物を登録してしまいました 💦

[郵便物管理] → [郵便物一覧] から、間違って登録した郵便物を探してください。修正が必要な場合は、管理者にご連絡ください。

Q: 転送リクエストが来ていないのに転送してほしいと言われました

お客様にマイページから転送リクエストを出していただくようご案内してください。お客様ご自身で操作が難しい場合は、管理者にご相談ください。

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📝最終更新: 2026-03-25